(Zoals geplaatst in Sited van VHIC)

Sited nr. 200: een toekomstvoorspelling

De honderdste van iets geeft altijd gelegenheid om terug te kijken en vooruit te zien. De honderdste Sited is al niet anders. Vanaf de eerste editie van Siteways, in 1999, is Sited uitgegroeid tot een toonaangevend digitaal maandblad. En een toonaangevend maandblad doet voorspellingen. Zo ook Sited. 

In Sited 1 nodigden wij u uit om ons te laten weten hoe u dacht dat documentmanagement er uit zou zien in 2025. In oktober 2000 schreef ik zelf een stuk over de toekomst, dat vandaag de dag leuk is om terug te lezen. Destijds voorspelde ik met de zin ‘Nu zijn de mobiele telefoons van weleer veranderd in kleine LCD-schermen die je toegang geven tot internet II’ de komst van de iPhone. Maar het belangrijkste was toch wel de opmerking ‘Het is een netwerk geworden van personen en plaatsen’, dat met de nieuwe social media sites en locatiegebaseerde services de toekomst van web 2.0 heeft ingeluid. Waar een klein maandblad goed in kon zijn. 

EEN GROTE STAP 
Voor de honderdste Sited kijken we weer vooruit. Minder ver nu, want de realiteit heeft ons sneller ingehaald dan we eerder konden bedenken. We gaan naar 2020 en Sited 200. 

‘Goedemorgen.’ De computer begroet Jack vriendelijk als hij zijn koffie op zijn bureau zet. Bij binnenkomst is zijn identiteit gecontroleerd en is zijn communicator gesynchroniseerd. Er is voor Jack veel veranderd in de afgelopen tien jaar als informatiemanager. Met de opkomst van social media en de algemene inzet van collaborative filtering kon ook de informatievoorziening niet stil blijven zitten. Tenslotte raken mensen thuis gewend aan technieken die ze dan op hun werkplek ook niet meer willen missen. 

Zodoende was in 2015 een grote stap gezet in de digitalisering van de Nederlandse archieven. Alle informatie werd in korte tijd gedigitaliseerd en via een groot serverpark beschikbaar gemaakt. De keuze werd ook gemaakt om alle documenten los van de vorm centraal in Nederland op te slaan, niet alleen vanwege de kosten maar meer nog om de effectiviteit van de informatie te waarborgen. Nadat de eerste stappen waren genomen met de aanbevelingstechnieken in 2010, bleek dat de informatie overload hiermee flink te lijf kon worden gegaan. Door te analyseren wie welke documenten nodig had en hoe ze gewaardeerd werden, kregen gebruikers steeds vooral de documenten te zien die ze echt nodig hadden. Sinds de techniek in 2018 grote stappen wist te maken in de manier van analyseren, krijgen de gebruikers eigenlijk alleen nog relevante informatie aangeboden. En als extra informatie nodig is, dan wordt deze veel beter en relevanter gevonden door nieuwe intelligente zoektechnieken en het spiegelen van de zoekvraag aan collega’s in hetzelfde beleidsveld met dezelfde zoekvragen. Op die manier wordt meer werk verzet, terwijl de werkdruk voor de medewerkers lager aanvoelt. 

Was in de eerste jaren de substitutie van archiefbescheiden nog een probleem, nu speelt dit eigenlijk helemaal niet meer. Aangezien alle stukken digitaal worden opgesteld en slechts een enkele brief nog op papier wordt ontvangen, zijn de archiefruimtes vrijwel onnodig geworden. Wat nog wel op papier binnenkomt wordt direct gescand en vernietigd. Reproductietechnieken zijn immers intussen zo ver dat enkel de vingerafdrukken verloren gaan. 

DE TOEKOMST IS DICHTBIJ 
Nu werkt Jack in een omgeving die meer om hem heen gevormd wordt dan eerder mogelijk was. De traditionele combinatie van scherm, toetsenbord en muis is vervangen door een tafel die niet alleen een horizontaal, maar ook een verticaal blad heeft. Het sorteren van informatie en het samenstellen van verzamelingen gaat veel natuurlijker met twee handen over de hele ruimte van het bureau. Inkomende informatie komt aan één kant binnen en kan zo overzichtelijk worden geordend over het werkveld. Op het blad kan geschreven worden met een pen, maar er kan ook worden getikt op een touch sensitive toetsenbord dat op een willekeurige plaats op het bureau kan worden neergezet. Soms laat Jack zich de documenten gewoon voorlezen en dicteert hij de antwoorden. Dan heeft hij intussen zijn handen vrij. De techniek maakt het ook makkelijker om overal aan het werk te zijn. Zijn touch screen mobiel geeft hem op kleinere schaal dezelfde mogelijkheden als zijn bureau. En als hij eens aan een ander bureau gaat zitten, thuis of bij een andere instelling voor een vergadering, dan heeft hij gewoon al zijn eigen zaken bij de hand. 

De toekomst is mooi. En de toekomst is dichtbij. De technieken die hier worden genoemd zijn niet hoog gegrepen. De basis is voor alles al gelegd en met het tempo waarin de techniek zich ontwikkelt, zal het niet lang meer duren voor ze op de werkplek beschikbaar zijn. De grootste horden worden waarborging van de duurzaamheid en het aanpassen van de regelgeving, zodat die ten dienste staat van de informatievoorziening in plaats van andersom. 

In Sited nummer 100 wil ik vooral niet terugkijken. Laten we vooruit kijken naar een opwindende toekomst voor de informatievoorziening. Een toekomst die wij kunnen vormen. Er staat veel te gebeuren en wij kunnen toekomst schrijven. Samen. 

Dit artikel is geschreven door Arne Hulstein. Arne was de eerste medewerker van VHIC. Hij is actief als marketing consultant en als inspirator van velen in verschillende organisatorische verbanden, waaronder digital dreamers. Typerend: van Arne is in het VHIC-archief geen digitaal dossier te vinden, hij is dus van vóór die tijd! Je vind hem onder andere op www.arnehulstein.nl.

Sited nr. 100, maart 2009